Organiser un congrès ne se fait pas du jour au lendemain. Toutefois, l’exemple des autres peut emporter la décision très vite.

On ne sait pas encore par quelles parties de plaisir on va passer …

D’abord, trouver une salle. Celle où se déroulent nos séances nous a parue adéquate. Après la demande faite par les personnes autorisées aux services compétents, on nous en propose deux autres. Elles nous paraissent moins bien adaptées, surtout pour le public. On nous en propose une autre. Celle-ci ne contiendrait pas la moitié du concours qui se déroule en même temps. On nous propose donc, de nouveau, celles moins accessibles. Il nous a semblé judicieux, cette fois, de les accepter.

Nous devons bien sûr établir un budget.

 

Ouf ! 3 mois ont bien dû s’écouler.

Les visiter ? C’est un peu tôt.

Ensuite, trouver le traiteur pour assurer la restauration d’environ 50 personnes pour 3 repas.

Là, chance !, un restaurant juste à côté nous tend les plats. L’accord s’est rapidement fait sur les dates, le budget et les menus. Relations très sympathiques.

Juste, le prix annoncé aux visiteurs ne permet pas d’avoir le vin compris. Vite, appeler un de nos membres qui connait bien les châteaux de vin. Grâce à lui, nous avons eu des prix défiants toute concurrence. Merci.

 

Suivre le cahier des charges.

 

Recenser les besoins en tables, chaises, grilles, nappes, vaisselle, assistant de juges, petites-mains, sono, cuisine, etc.

Nous établissons des tableaux à compléter pour chaque tâche. Ça fonctionne.

Nous effectuons les quelques achats nécessaires.

Nous sommes à 3 semaines du Jour J. C’est un peu juste.

 

Il faudrait peut-être aller voir à quoi ressemblent les salles, où sont les clés, combien de tables et chaises y sont entreposées, s’il y a une sono, etc.

La visite se passe bien. Après le recensement des tables, il en manquerait au moins 45.

Bien qu’il eût fallu le faire au moins 2 mois à l’avance, nous en faisons la demande ainsi que de la vaisselle, des verres et des couverts. Ça ne semble pas poser de problème.

 

La veille au soir, tout le club est réquisitionné pour l’aménagement.

Quand même, il serait bon de vérifier que tout le matériel est livré. Nous allons chercher les clés assez tôt dans l’après-midi.

Vérification des locaux techniques. 15 tables rectangulaires, 12 rondes. Panique !

Vite ! allons voir les services compétents … un vendredi soir à 16h30 ! Ils ont bien joué le jeu. Les téléphonent ont chauffé. Jusqu’à nous mettre en relation directe avec les services techniques. Ceux-ci nous proposent de venir chercher nous-mêmes les tables. C’est parti !

Au bout d’une bonne heure, retour de livraison. Sans rien !

Pas de panique ! Nous devons trouver une solution.

Récapitulons : 12 tables rondes, quelques grilles d’accrochage de photos, des nappes et beaucoup de petites-mains de très bonne volonté.

En dehors de ça, nous avons installé les tables pour le concours Nature, les grilles d’exposition de nos photos, la cuisine, avons donné des consignes pour le lendemain, etc.

 

Nous avons fait quelque-chose. Nous espérons que ça conviendra.

 

Jour J. L’accueil se passe bien.

Un peu de mal avec une cafetière dont nous ne connaissons pas le fonctionnement, mais le bon sens des bénévoles en action trouve le palliatif. Bravo.

Les commissaires des concours, la présidente se satisfont bien de notre organisation. Ouf !

 

Les repas sont servis sur place. Il faut aller chercher les plats au restaurant en bas des salles.

Tout est froid. Tout est à réchauffer. Le four est trop petit. Panique !

Un bénévole compétent prend le problème en main et tout finit par «rouler», réchauffage, service à l’assiette, chaîne, service à table. Ouf !

Panique ! On a oublié le pain.

Une bénévole vole vers la 1ere boulangerie où elle a pu rapporter 12 baguettes et en commander pour le soir. Ouf !

En attendant, les convives papotent avec leur verre de vin.

 

Pour le repas du soir, nous avons demandé qu’il soit chaud. Ça a été beaucoup plus facile.

 

A partir de là, le reste de l’évènement a été plus fluide. Déplacer des tables, des chaises d’une pièce à l’autre. Tout le monde mettait la main à la pâte, y compris les visiteurs.

 

Qu’en pensent les visiteurs ? Nous ne le saurons pas, même si nous imaginons qu’ils sont satisfaits.

 

Qu’en pensent nos bénévoles ? Difficile de savoir. Ils ont eu l’air de bien s’amuser tout en beaucoup travaillant.

Quelques échos de quelques-uns d’entre eux.

• Superbe journée. Les organisateurs se sont bien démenés. Possibilité de discuter avec les autres clubs, voire les membres de notre club. J’ai aimé servir les repas.

• Tout m'a semblé bien ; qualité du repas, participation du public (cependant assez âgé), engagement des bénévoles, locaux, ateliers des juges, projections, commentaires, sans oublier l'exceptionnel service à table.

• J'ai pu échanger avec des connaissances dans un climat amical à la fois sur les photos présentées mais plus largement sur leur production personnelle.

• Mes souvenirs marquants concernent essentiellement le dernier jour, peut-être pas sur le congrès lui-même, évènement classique, inscrit dans la continuité de la vie de l'UR, mais sur le dernier repas pris en commun, le dimanche donc.

• L'atmosphère générale était retenue, très calme en fait, décontractée en réalité. Toutefois nous étions très heureux d'être à nouveau réunis, et nombreux, dans une ambiance agréable et même joyeuse, loin des ambiances un peu tapageuse ou débridée de jadis, avant le confinement. Nous étions contents d'être là, nous avions beaucoup de choses à nous dire...

• Bien sûr on pourrait épiloguer longuement sur les surprises inattendues de la veille, particulièrement nombreuses. Toutefois nous avons pu ainsi consacrer une partie de notre temps à des exercices physiques improvisés, transporter des meubles, tables et chaises ou grands panneaux de bois d'une salle à l'autre, et bien vite faire le chemin inverse, avec tout le matériel. D'autres ont pu se consacrer à des tâches plus intellectuelles, comme, par exemple, remettre en fonctionnement des appareils électroménagers récalcitrants. D'autres encore s'occupaient de la cuisine, de la vaisselle...Des possibilités nombreuses et variées s'offraient à tous. Pour en définitive ne pas voir passer la journée.

• Nous avons vécu un excellent week-end. Décontracté et efficace puisque, en même temps, nous avons assuré d'une belle manière les concours photo régionaux qui étaient prévus. C'était l'objectif du moment, non ?

G.G.